福祉施設の送迎・シフト管理を内製化
放課後等デイサービス／就労継続支援B型（利用者60名規模）
市販SaaSに頼らず、放デイ・就労B型の運用に合わせた送迎記録・シフト管理の仕組みを構築。年間30万円規模のコストを置き換え、月約40時間の手作業を削減。
導入前の課題
放課後等デイサービスと就労継続支援B型を運営するこの施設では、送迎の到着記録が制度上・運用上の必須業務でした。毎日「誰を、何時に送迎したか」を記録するだけでなく、職員のシフト作成や希望シフトの収集、利用者ごとの利用予定の管理までもがExcelと手作業に頼りきりで、特定の担当者に負担が集中していました。市販の福祉向けクラウドサービスの導入も検討しましたが、記録・送迎・スケジュール管理をひと通り揃えると年間30万円規模の費用がかかるうえ、放デイと就労B型が混在するこの施設ならではの運用にはうまく噛み合わない、というジレンマを抱えていました。
構築した仕組み
市販のSaaSに業務を合わせるのではなく、施設の運用に仕組みを合わせる方針で、スプレッドシートとGAS（Google Apps Script）をベースにしたオリジナルの管理体制を構築しました。送迎の到着はシンプルな操作で入力でき、その場で自動集計・反映される仕組みに。さらに、職員の希望シフト収集から月間シフト表の作成、利用者ごとの利用予定の反映までを一つの流れにまとめ、放デイと就労B型それぞれの事情に合わせて設計しています。市販ツールでは対応しきれない「自施設だけの事情」を、オーダーメイドで埋めた形です。
送迎の記録
シフト・利用予定
導入後の効果
送迎記録・シフト作成・利用予定の反映など、これまで毎月およそ40時間かかっていた手作業を大幅に削減。特定の担当者に集中していた業務の属人化も解消しました。あわせて、年間30万円規模だった費用を自社仕様の仕組みに置き換えることで、継続コストの圧縮にもつながっています。
既製品に業務を合わせるのではなく、現場の運用に仕組みを合わせる。それが結果として「使われるシステム」になり、コストと工数の両方を下げました。